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2019-12-14
檔案管理的學問 ——集團公司檔案管理培訓

隨著集團公司不斷進軍多個領域,各產業逐步形成公司化運作方式,集團化管理運作模式越來越清晰,檔案管理工作也成為集團化管理的一部分。做好檔案管理工作非一日之功,必須從日常點滴積累,獲取完整的檔案材料。增強檔案留存意識,實現科學、系統的存與管,才能實現流暢高效的利用,真正發揮檔案的價值。

加強檔案留存的意識,不僅僅是對檔案管理員,更是對所有業務人員提出的要求。在具有留存意識的基礎上,如何操作?哪些材料需要留存?怎樣將雜亂的檔案進行分類?又如何將這些尺寸不一、形式多樣的檔案進行保管?針對這些問題,12月14日,集團公司召集各部門、子公司檔案管理人員,組織了一次全面的企業檔案管理培訓。

培訓由集團公司檔案管理專員進行經驗分享,主要從檔案工作標準、檔案類別設置、檔案整理步驟及方法三個部分展開,既闡述了國家檔案管理規范的要求,又結合實際檔案管理過程中的經驗總結,以清晰明了的表述給予全面、專業、實用的培訓。

首先是檔案工作的“四有”標準,有人管、有庫房、有制度、有檔案,四項基礎,缺一不可,這是規范化的前提。培訓中詳細講解了檔案管理的人員組織架構、檔案室各種設施設備的要求、全面規范的制度建設以及公司內部各部門一二級檔案的劃分,讓大家對檔案管理形成初步的框架。

接著,是方法的分享,檔案類別的設置及各類別的識別技巧,結合盤固集團檔案現狀總結設置了六大類別:管理檔案、基建檔案、設備檔案、實物檔案、電子檔案、照片檔案。管理過程中,以六大類別為基礎,在每個類別中,對檔案從年份、項目、生產過程、相關性等角度進行更為細致的分類,實現管理的精細與準確。同時也嚴格按照檔案管理局的檔案編號要求對公司檔案進行編號,確保規范性。

最后,以一張表格將各類別、各環節的注意點和經驗進行整合展現,其中七個步驟的具體操作及實用技巧也逐一進行分享,實操部分更是以現場演示和視頻展示相結合的方式進行展現,力求讓大家看清楚,弄明白。

通過這次檔案管理培訓,提高大家檔案管理意義的認識。有留才可有存與管,“存”并非把一份資料裝進檔案盒,放進檔案室即可,“管”的過程不可忽略,留、存、管滲透到每個人日常工作的每一處,不僅體現管理人員的邏輯思維能力,更體現對工作過程和結果的審美意識。

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